Université Aix-Marseille

Qu'en pense l'Université d'Aix-Marseille ?

Filiale de l'Université d'Aix Marseille,la plus grande université Française, nous sommes l'interface entre les entreprises et la recherche universitaire. À ce titre, nous devons avoir la réactivité d'une société commerciale privée tout en respectant les règles imposantes de l'administration. Nous savions qu'une solution GED permettrait de concilier ces impératifs dans notre gestion. Depuis plusieurs années, nous avions ce projet à l'étude mais il fallait que plusieurs éléments soient réunis et notamment la compatibilité Web des solutions car les consultations des documents ne pouvait s'envisager que via intemet, compte tenu de la répartition des chercheurs sur le territoire régional.

Début 2013, nous avons lancé une large consultation avec la contrainte pour les prestataires de nous présenter une maquette opérationnelle. Toutes ces maquettes ont démontré un potentiel intéressant, répondant à notre problématique, avec des différences d'ergonomie ou d'architecture. Toutefois il ne s'agissait que de maquettes, imparfaites et incomplètes et c'est dans cette deuxième phase qu'AMC Conseil s'est nettement démarqué de ses confrères, avec une analyse très pertinente de cette première phase, une grande réactivité et un sincère investissement personnel de Patrick Moulard, nous présentant une deuxième maquette répondant en tout point à notre attente. Cette compétence, cette réactivité et cette implication a conduit à la réussite du projet : la solution a été déployée en aout 2013 pour être opérationnelle à la rentrée universitaire de septembre. Plusieurs centaines d'utilisateurs aujourd'hui consultent et valident quotidiennement les factures fournisseurs (la base en contient plus de 25 000). En 2014, ce sont les factures de ventes, les ordres de mission et les contrats juridiques qui seront disponibles. Et les projets ne manquent pas tant EzGED nous a libéré des contraintes sans solution de la disponibilité des documents, vraiment sans solution car un document papier ne peut être classé que suivant un seul critère (sauf à multiplier les copies et donc les coûts) alors qu'un document numérisé est accessible suivant une infinité de critère, dans notre cas une dizaine.

Nous avons intégré de nombreuses solutions informatiques dans notre gestion. Au-delà de notre attente, EzGED a été celle qui le plus révolutionné notre travail et qui impactera le plus fortement notre façon de travailler dans les années à venir